Quien reserva no siempre es la única persona que duerme en la vivienda. El parte de viajeros sigue a quienes usan el servicio, no al perfil de la plataforma. El Real Decreto 933/2021 dice quién firma, quién aporta los datos de los menores y que el establecimiento responde de la exactitud. Esta guía aplica eso a grupos, cambios y ausencias. No decide si quien hospeda es profesional.
Quién firma cuando viaja más de una persona
El parte lo firma toda persona mayor de catorce años que haga uso del hospedaje. No basta la firma de quien pagó, de quien tiene la cuenta o de quien escribió por el chat. Si entran tres personas de quince, dieciséis y cuarenta años, firman las tres.
No resuelvo aquí el caso de quien cumple años el mismo día de la entrada y la edad queda justo en el límite. Se lee el documento. Si la duda sigue, se pregunta por el cauce de la sede, no se añade una firma de más ni se quita una por ahorrar tiempo. Inventar el dato para cerrar la fila es peor que dejar la fila abierta.
Qué ocurre con quien es menor de catorce años
Los datos de las personas menores de catorce años los proporciona la persona mayor de edad de la que vayan acompañadas. No se les pide que firmen como si ya fueran mayores de catorce. Menor de catorce y mayor de catorce no se tratan con la misma casilla.
Tampoco vale cualquier compañero de viaje. Quien facilita esos datos ha de ser mayor de edad. Una persona de quince o dieciséis años firma su propio parte, porque es mayor de catorce, y no sustituye al mayor de edad respecto de un niño. Edad para firmar y mayoría de edad no son la misma cifra.
En el bloque profesional del anexo I, si hay menores, consta el parentesco, además del nombre, los apellidos y el resto de datos del viajero que ese bloque enumera: sexo, número y soporte del documento, tipo, nacionalidad, fecha de nacimiento, residencia, teléfono, correo y número de viajeros. El tipo es DNI, pasaporte o TIE. Hay otro bloque para el ejercicio no profesional. No se mezcla con esta lista ni se copia a medias dentro del manual de la casa.
El grupo no es la cuenta que reservó
El número de viajeros tiene que cuadrar con las personas cuyos datos recoges, no con las plazas del anuncio ni con el máximo que admite la vivienda. Si la reserva habla de cuatro y viajan tres, el dato verdadero es tres. No se rellena un cuarto nombre para que el formulario se parezca a la reserva.
Cada persona mayor de catorce años del grupo entra en esa cuenta con su documento y su firma. Quien no va a usar el servicio no se deja escrito como si fuera a usarlo. El establecimiento responde de esa exactitud. Copiar el perfil de la plataforma, cuando el perfil no es el documento, es una forma habitual de equivocar el grupo.
Los relojes de la comunicación no cambian porque el grupo sea grande. Siguen siendo de 24 horas desde la reserva o el contrato, desde la anulación y desde el inicio de los servicios. El detalle de esos momentos está en qué se comunica de la reserva y cuándo se cierra el plazo.
Cambios, anulaciones y quien no llega
Si se anula la estancia entera, la anulación es un momento propio de comunicación, inmediato y como máximo en 24 horas. No se convierte en un parte de llegada de personas que no van a entrar. Un mensaje de disculpa en la plataforma no es esa comunicación.
Si la estancia sigue y una persona del grupo no llega, los datos han de describir a quienes sí usan el servicio. No se mantiene el nombre ausente para no reabrir lo enviado. La aplicación de la sede permite consultar y modificar comunicaciones. Esta guía no describe la pantalla: dice que el dato viejo no puede quedarse a sabiendas. Corregirlo solo en una hoja privada, y no en el cauce oficial, deja la comunicación como estaba.
Si cambian la entrada o la salida, cambian datos de la transacción: referencia, fechas y datos de pago se leen en el desglose de esa reserva, no en una tarifa supuesta. La corrección de calendario en las plataformas evita otra venta. No sustituye a la modificación de lo comunicado. Y ninguno de esos datos se pega en el manual de llegada. Cómo separar los dos papeles está en el check-in y el manual.
Ejemplo ilustrativo de una familia que cambia
Ejemplo ilustrativo, sin documentos reales y sin números de identidad. La reserva REF-52, a nombre de Marta, entra el 02-05-2026 y sale el 05-05-2026. En la reserva figuraban cuatro personas. Viajan Marta, de 38 años, Luis, de 15, y Nora, de 8. Pablo, de 40, no llega.
Marta firma. Es mayor de catorce años y, además, mayor de edad. Luis firma el suyo: tiene quince años, así que está en el grupo de quienes firman, y no aporta los datos de Nora en lugar de una persona mayor de edad. Nora no firma. Sus datos los facilita Marta, que es la mayor de edad de la que va acompañada, y en el bloque profesional consta el parentesco. No se pide a Nora una firma en el PDF de la wifi.
Pablo no se deja como cuarto viajero. La vivienda no inventa un documento suyo ni copia el apellido de la reserva para completar el número. Si la estancia de los tres continúa, lo que se comunica ha de coincidir con esas tres personas y con sus documentos. Si se hubiera anulado toda la reserva, tocaría la comunicación de la anulación, no un parte de entrada de quienes no vienen.
Nada de este reparto se escribe en el manual de la casa. Si más adelante el número de documento de Luis se transcribe mal, el fallo se mira como en errores que puedes comprobar: se contrasta otra vez el documento y se modifica por el cauce oficial.
Tabla y lista antes de dar el grupo por cerrado
| Persona del ejemplo | Edad | Qué hace con el parte | Qué no haces |
|---|---|---|---|
| Marta | 38 | Firma y puede facilitar los datos de Nora | No basta con que sea quien escribió el mensaje |
| Luis | 15 | Firma su parte | No sustituye al mayor de edad respecto de Nora |
| Nora | 8 | No firma; sus datos los da Marta, con parentesco | No le pides una firma de persona mayor de catorce años |
| Pablo | No llega | No figura como persona que usa el servicio | No rellenas su fila para cuadrar con la reserva |
Antes de comunicar, recorre la lista.
- Cuentas personas que usan la vivienda, no camas anunciadas.
- Cada mayor de catorce años tiene firma prevista, no solo la cuenta de la plataforma.
- Cada menor de catorce años tiene un mayor de edad identificado que facilita sus datos.
- El parentesco está previsto si hay menores y usas el bloque profesional, sin mezclar el otro bloque.
- Quien no llega no ocupa una fila con un nombre de relleno.
- La anulación, si existe, tiene su propio plazo de 24 horas.
- El manual de llegada sigue sin números de documento.
Explore está en preparación. La demostración usa datos ficticios y no presenta partes, no abre canales y no cobra.
El paso siguiente es abrir la demostración de propietario y recorrer este orden con los datos ficticios de esa pantalla.