El check-in de una vivienda turística suele mezclar dos papeles que no hacen el mismo trabajo. Uno ayuda a llegar: puerta, horarios, normas y a quién avisar si algo falla. El otro es el parte de viajeros. El Real Decreto 933/2021 ordena recoger datos, firmar y comunicar por el cauce previsto. Pegar el segundo dentro del primero no cumple el primero ni el segundo.
Qué puede llevar el manual de llegada
El manual es una ayuda para la estancia. Puede incluir la dirección tal como quieres que la use quien ya tiene reserva, cómo funciona la entrada, a qué hora puede ocupar la vivienda, cómo se apaga la alarma si la hay, dónde están los residuos y qué normas de silencio aplicas. También puede decir a quién escribir si la puerta no abre.
Ese texto se puede repetir en un mensaje de antes de la llegada. Sigue siendo una instrucción. No se convierte en parte porque lo envíes el mismo día, ni porque le pongas de título check-in. Quien llega debe poder leerlo sin enseñarte el documento de identidad.
Conviene que el manual no pida, en la misma frase, el número del documento «como respuesta a este mensaje». La petición empuja a dejar el dato en el chat. El chat no es el cauce oficial. Si hace falta avisar de que el documento se contrastará, basta una frase: ten a mano el documento con el que viajas. Sin pedir que lo fotografíen en el hilo.
Qué pide el parte y dónde vive
Las personas titulares recogen los datos de las personas usuarias para el registro y la comunicación. Firma toda persona mayor de catorce años. Los datos de las personas menores de catorce años los facilita la persona mayor de edad de la que vayan acompañadas. El establecimiento responde de la exactitud y de la coincidencia con los documentos exhibidos o facilitados.
En el bloque profesional del anexo I, los datos del viajero son nombre, apellidos, sexo, número y soporte del documento, tipo, nacionalidad, fecha de nacimiento, residencia habitual, teléfono, correo, número de viajeros y parentesco si hay menores. El tipo es DNI, pasaporte o TIE. La transacción lleva la referencia, las fechas de entrada y salida y los datos de pago. Hay un bloque distinto para el ejercicio no profesional. No lo mezcles con esta lista ni lo copies dentro del manual «para simplificar».
Esos datos van al cauce oficial, no al PDF de la casa ni a la conversación de la reserva. Los plazos, de 24 horas desde la reserva o el contrato, desde la anulación y desde el inicio de los servicios, están en qué se comunica y cuándo se cierra. Esta página no los sustituye: solo impide que el manual se use como archivo.
Por qué el documento no se queda en la bienvenida
Un manual viaja. Se reenvía, se imprime o se queda en un hilo al que más gente puede entrar. Un número de documento metido ahí ya no está solo en la comunicación que el decreto prevé. También es un mal sitio para conservar tres años un registro informático, obligación que el artículo 5 impone a quien no esté exceptuado, contada desde el fin del servicio. Quien hospeda de manera no profesional está exceptuado del registro documental y de la conservación, no por ello autorizado a publicar los datos en la guía de la casa. Esta guía no decide cuál de los dos supuestos eres.
La firma tampoco cabe en una casilla del manual que la persona marca sin que el establecimiento contraste el documento. El decreto pide la firma de cada mayor de catorce años y la responsabilidad del establecimiento sobre la exactitud. Un «acepto las normas» al final del PDF de la wifi no es esa firma.
Si la misma información de llegada se manda por la bandeja de una plataforma, sigue siendo manual. La bandeja no pasa a ser la sede por el hecho de alojar el mensaje. La diferencia entre bandeja y parte está en un solo parte aunque haya varias plataformas.
Ejemplo ilustrativo de dos documentos
Ejemplo ilustrativo. La estancia REF-77 entra el 18-04-2026 y sale el 21-04-2026. Hay un PDF de dos páginas. La primera explica la puerta, la hora de entrada, los residuos y el silencio. La segunda, que alguien había titulado «check-in», pide nombre completo, número de pasaporte, fecha de nacimiento y una firma dibujada con el dedo, y dice que con eso el parte queda hecho.
Esa segunda página se quita. El PDF que sí se envía solo contiene la puerta, la hora, los residuos, el silencio y a quién avisar. En paralelo, y fuera de ese archivo, se prepara la comunicación con los datos del bloque que corresponda, contrastados con el documento, para las personas que de verdad van a usar la vivienda. La referencia y las fechas salen de la reserva, no del manual.
Nadie escribe el número del pasaporte en un margen del PDF «por si acaso». Si una de las personas es menor de catorce años, sus datos no se piden con una firma suya en el manual: los facilita quien, siendo mayor de edad, la acompaña. El detalle de edades y de quien no llega está en menores, grupos y cambios.
Tabla para repartir cada dato
| Dato o tarea | Manual de llegada | Cauce oficial del parte |
|---|---|---|
| Cómo abrir y a qué hora | Sí | No |
| Normas de silencio y residuos | Sí | No |
| A quién avisar si falla la entrada | Sí | No |
| Número y soporte del documento | No | Sí, contrastado con el documento |
| Tipo de documento, nacionalidad y fecha de nacimiento | No | Sí, en el bloque que corresponda |
| Parentesco, si hay menores | No | Sí, cuando el anexo lo pide |
| Referencia, entrada, salida y pago | No hace falta repetir el pago | Sí, desde el desglose de esa reserva |
| Firma de cada persona mayor de catorce años | No basta un «acepto» del PDF | Sí |
Lista de revisión del mensaje que mandas uno o dos días antes.
- El mensaje se entiende sin abrir un documento de identidad.
- No pide que contesten con una foto del documento.
- No adjunta un formulario que llame parte a una hoja casera.
- Recuerda, si quieres, que el documento se contrastará por la vía prevista, sin decir que el mensaje ya es esa vía.
- Coincide con lo que harás en la casa: si el manual dice una hora, el anuncio no dice otra. Aun así, alinear el anuncio no es comunicar el parte.
El decreto no te obliga a tener un manual bonito ni te dispensa del parte porque el manual sea claro. Son piezas paralelas. Cuando las separes, el check-in deja de ser un cajón donde cabe todo y pasa a ser una llegada explicada, más una comunicación que tiene su propio reloj y su propio sitio.
Explore está en preparación. La demostración usa datos ficticios y no presenta partes, no abre canales y no cobra.
El paso siguiente es abrir la demostración de propietario y recorrer este orden con los datos ficticios de esa pantalla.