Qué papeles juntas de esa reserva
Cuando no hay gestor, nadie te va a entregar una liquidación. El cuadre lo haces tú con tres papeles de esa estancia: el desglose de lo que pagó el huésped, el detalle del cobro que te llegó y los gastos que tú pagaste por tener la casa lista. Cada papel responde a una pregunta distinta. Juntarlos en una sola cifra del banco es lo que luego no cuadra.
Usa una referencia interna de la reserva. Sirve para unir los documentos, no para copiar el documento de identidad ni los datos de pago del viajero. El anexo del Real Decreto 933/2021, en el ejercicio profesional, incluye en la transacción la referencia, las fechas de entrada y salida y los datos de pago, y esos datos van por el cauce oficial. Hay otro bloque para el ejercicio no profesional. No los mezcles, no clasifiques aquí tu caso y no pegues ese contenido en la hoja del dinero.
Si un ingreso del banco agrupa dos estancias, sepáralas antes de sumar. Si una reserva se cobra en dos veces, no des la primera por definitiva. Anota la fecha de cada movimiento. El cuadre es de la reserva, no del día en que miraste la cuenta.
Cómo pasar del total del huésped al cobro
Empieza por lo que pagó el huésped, tal como lo muestra el desglose de esa reserva. No multipliques el precio por noche del anuncio y lo des por cobrado: puede haber cargos, descuentos o ajustes. El paso siguiente es la diferencia que el propio desglose explica hasta el dinero que te transfieren. Esa diferencia se lee en esa reserva. No uses un porcentaje recordado de otro canal ni de otra estancia.
En la hoja, escribe el nombre del concepto que venga en el papel. No lo agrupes todo bajo una palabra genérica si el desglose los separa. Si más adelante comparas con otra reserva, podrás ver qué línea cambió.
Cuando llegues al cobro, para. Ese importe es lo que el canal te manda, no lo que te queda después de limpiar ni lo que ganas. Si el banco muestra una cifra distinta, busca la fecha y la reserva antes de corregir la hoja a mano. A veces el ingreso es de otra estancia.
Esta guía no resta aquí una comisión de gestor porque el supuesto es que no hay gestor. El cálculo de una reserva en la que sí existe esa partida está en cómo calcular lo que queda de cada reserva. Usa otras cifras y no se copia en este ejemplo.
Qué gastos de la estancia van después
Desde el cobro restas, o anotas aparte, lo que gastaste por esa estancia y que no estuviera ya dentro de la diferencia anterior. Lo habitual es la limpieza que pagas tú y algún consumible que compras para esa entrada. Si el canal ya descontó un concepto, no lo restes otra vez del cobro.
No metas en esta reserva el seguro del año, la comunidad o la hipoteca. Esos costes existen, pero no se vuelven precisos por repartirlos a ojo en una sola estancia. Déjalos para el cierre del mes o del año. Aquí la pregunta es más estrecha: qué salió de esta reserva.
Si hubo una devolución posterior, nueva línea, con fecha e importe. No borres el cuadre antiguo. Quien lo lea dentro de un mes tiene que ver el primer cobro y el ajuste, no una cifra reescrita sin rastro.
La tasa, si aparece en el desglose, no se esconde dentro de la limpieza. Se anota con el método de separar la tasa turística. Si en tu reserva no hay tasa, la línea queda vacía: no inventes un importe.
Ejemplo ilustrativo sin partida de gestor
Ejemplo ilustrativo. Los importes son supuestos de una sola reserva ficticia. La diferencia del canal no es una tarifa vigente de ninguna plataforma: es la cifra que, en el ejemplo, vendría escrita en el desglose de esa reserva.
| Paso | Importe supuesto | Qué mirarías en un caso real |
|---|---|---|
| Total pagado por el huésped | 940,00 EUR | Desglose de esa reserva |
| Diferencia hasta el cobro, leída de ese desglose | 128,00 EUR | Detalle del canal, no un porcentaje ajeno |
| Cobro | 812,00 EUR | Transferencia de esa reserva |
| Limpieza pagada por ti | 75,00 EUR | Factura o acuerdo de esa entrada |
| Consumibles de esa estancia | 18,00 EUR | Ticket asignado a esa reserva |
| Tras esos gastos | 719,00 EUR | Suma de las líneas anteriores |
De 940,00 a 812,00 ya se han restado los 128,00. No los vuelvas a restar del cobro. De 812,00 se restan 75,00 y 18,00, y quedan 719,00. En esta tabla no hay partida de gestor: no se descuenta porque el ejemplo es de gestión propia.
Esos 719,00 EUR no son el beneficio neto. Faltan costes que no son de esta estancia y el tratamiento fiscal que te corresponda, que esta hoja no resuelve. Si en otra reserva el desglose marcara otras cifras, se usan esas, no estas. El precio que pusiste a mano en cada anuncio, si todavía lo haces así, se revisa en qué repetir al cambiar precios a mano. El cuadre no arregla un anuncio desactualizado: solo explica el dinero de la estancia que ya ocurrió.
Qué errores descuadran la hoja
El error más común es restar dos veces lo que el canal ya descontó. El segundo es empezar por el ingreso del banco y olvidar el total del huésped, de modo que ya no sabes qué se quedó por el camino. El tercero es colgar un gasto anual en una sola reserva para que el número «salga más real». Sale más confuso.
Copia esta lista y tácha la línea cuando el papel esté encima de la mesa:
- Referencia, entrada y salida.
- Total del huésped, con el desglose delante.
- Diferencia hasta el cobro, con el nombre de cada concepto.
- Cobro y fecha en el banco.
- Limpieza y otros gastos solo de esa estancia.
- Devolución, si la hubo, en línea nueva.
- Tasa, si el documento la trae, fuera de la limpieza.
- Resultado tras esas partidas, sin llamarlo beneficio.
Si una casilla no tiene papel, se queda en blanco. No la rellenes con la reserva anterior. Dos estancias seguidas pueden cobrarse de forma distinta aunque la casa sea la misma.
En qué se diferencia de la reserva con gestión
Con gestor aparece una partida más, calculada sobre la base que hayáis acordado, y suele haber una liquidación que ya intenta ordenar el dinero. Sin gestor esa partida no existe y el orden lo pones tú. Por eso esta página no repite el ejemplo de la guía con gestión ni le resta una comisión al cobro.
Lo que sí coincide es la disciplina: no dar el saldo del banco por resultado, no mezclar estancias y no esconder un concepto dentro de otro. Cuando tengas varias reservas en el mes, repite la misma tabla. No inventes un promedio para no rellenar filas.
Si al repetirla ves que el desglose del canal te lleva más tiempo que la propia estancia, anótalo como señal de carga, no como un fallo de la suma. La suma, con los papeles delante, es corta. Lo largo suele ser buscar un importe que nunca se guardó.
Explore está en preparación. La demostración usa datos ficticios y no presenta partes, no abre canales y no cobra.
El paso siguiente es ver la demostración de propietario.