Cambiar de PMS exige decidir qué datos deben llegar al nuevo sistema y qué prueba permitirá dar el cambio por aceptado. Importar una lista de viviendas es solo una parte: reservas futuras, bloqueos, cobros pendientes y automatizaciones también condicionan la continuidad.
El cambio debe planificarse con los proveedores implicados. No existe una secuencia universal de desconexión y conexión que sea segura para todos los canales. La propuesta de esta guía es preparar el inventario, ensayar y conciliar antes de retirar el sistema anterior.
Inventaría datos, reservas y automatizaciones
Identifica cada fuente y quién puede autorizar su uso. Guarda exportaciones accesibles de los datos necesarios, respetando los permisos y evitando distribuir información personal innecesaria. Comprueba que los archivos se abren y que conservan identificadores; tener un archivo descargado no demuestra que puedas reconstruir la cartera.
Divide el inventario en viviendas y propietarios, reservas, dinero, configuración y comunicaciones. Incluye estancias de propietarios, reservas directas, bloqueos manuales, mensajes programados y tareas futuras. Son elementos que pueden no llegar mediante la misma conexión.
La ayuda de Smoobu sobre sincronización distingue reservas de canal y bloqueos o reservas que requieren incorporación aparte. Es un ejemplo concreto de por qué debes confirmar el alcance de cada importación.
Ensaya con una vivienda y casos representativos
El piloto debe cubrir las situaciones que pueden romper tu operación, no solo una reserva nueva. Selecciona datos ficticios o un entorno de prueba acordado: reserva modificada, cancelación, estancia que cruza meses, cobro parcial y bloqueo del propietario.
Pide al proveedor que explique cómo se relacionarán los identificadores de origen y destino. Si un dato no puede migrarse, decide si se conserva en un archivo consultable o se introduce mediante otro proceso. No lo dejes como una sorpresa de la puesta en marcha.
Registra para cada caso el resultado esperado, el observado y la diferencia. Una captura es útil como evidencia, pero acompáñala con fecha y objeto revisado. Si el piloto falla, corrige el procedimiento antes de ampliar el alcance; repetirlo sin cambiar la causa solo multiplica el trabajo.
Acuerda conexión, corte y retorno
Define una ventana de cambio, responsables y criterios para detener el proceso. Debe quedar claro qué sistema controla cada dato durante la transición y cómo se recogen nuevas reservas o cambios que lleguen mientras se importa.
Evita dos sistemas escribiendo sobre el mismo canal sin una coordinación expresa. También evita desconectar el anterior antes de saber cómo mantendrás disponibilidad y atención. La secuencia concreta depende de los sistemas, las conexiones y el procedimiento de cada proveedor.
El plan de retorno necesita más que «volver al antiguo». Debe explicar quién lo autoriza, qué cambios se han producido desde el corte, cómo se concilian y cómo se restablece una única fuente por dato. Acordar esto antes permite tomar decisiones con menos presión si aparece una discrepancia.
Incluye la convivencia y el trabajo de comprobación en el coste de la migración. Un cambio incompleto puede consumir más horas que la configuración inicial.
Concilia el resultado con un acta de aceptación
Utiliza esta tabla como documento de control. Los números son un ejemplo ficticio, no datos de una cartera real.
| Elemento | Origen | Destino esperado | Criterio de aceptación |
|---|---|---|---|
| Viviendas activas | 12 | 12 | Cada una asociada al anuncio correcto |
| Reservas futuras | 47 | 47 | Mismos identificadores de referencia, fechas y estados |
| Bloqueos del propietario | 8 | 8 | Fechas y viviendas coinciden |
| Cobros pendientes | 6 | 6 | Importe y situación explicados |
| Mensajes futuros | 23 | 23 o sustitución documentada | Sin omisiones ni duplicados |
| Tareas de preparación | 15 | 15 o regeneración validada | Fecha y responsable correctos |
El recuento detecta faltantes, pero no basta. Dos reservas equivocadas pueden mantener el mismo total. Compara identificadores, fechas, vivienda, moneda e importes, y revisa con más detalle cualquier dato financiero o reserva modificada.
Comprueba también restricciones y precios en una muestra acordada de fechas y canales. Una vivienda conectada no prueba que sus reglas hayan llegado al anuncio. Para entender el alcance de cada conexión, consulta iCal frente a API.
Acepta el cambio y vigila las primeras operaciones
Firma internamente la aceptación cuando se cumplan los criterios acordados o exista una excepción documentada con responsable y solución. No cierres la migración con una lista indefinida de asuntos que pueden afectar a huéspedes o propietarios.
Durante los primeros movimientos, sigue reservas nuevas, modificaciones, cancelaciones y cobros. Comprueba que las tareas y comunicaciones mantienen coherencia. Registra las diferencias con el método de diagnóstico de sincronización, evitando cambios repetidos que oculten el origen del fallo.
Mantén el acceso y las exportaciones anteriores durante el periodo acordado, con controles adecuados. Retira conectores y permisos que ya no necesites siguiendo el procedimiento de cada servicio. El objetivo final es una operación que el equipo pueda comprobar y continuar, no solo una nueva pantalla con datos importados.