El precio de un PMS depende de qué compras, para cuántas viviendas y durante cuánto tiempo. Comparar solo la cuota anunciada puede ocultar módulos, trabajo de configuración o comisiones que cambian con las reservas.
La forma útil de comparar es construir dos cifras: dinero que tendrás que desembolsar y tiempo interno que necesitarás dedicar. Aquí tienes una plantilla y un ejemplo completo para hacerlo. Las cantidades del ejemplo son ficticias y no representan tarifas de Explore ni de otros proveedores.
Define la unidad de cobro y el periodo
Pide cada propuesta para la misma cartera y periodo. Aclara si cuenta viviendas activas, anuncios, habitaciones, cuentas de propietarios o usuarios. Una vivienda anunciada en tres canales no debería convertirse en tres unidades de coste sin que la oferta lo explique.
Anota moneda, impuestos, compromiso mínimo, modalidad de pago y renovación. Una cifra equivalente por mes con pago anual no es una cuota que puedas cancelar al terminar cualquier mes. Separa el coste contractual del calendario de cobros para saber cuánta caja necesitas al empezar.
La página de planes de Lodgify diferencia alcance y límites entre planes. La guía de costes de Net2Rent plantea revisar módulos y migración. Son referencias útiles para formular preguntas; compara siempre las ofertas que correspondan a tu configuración.
Completa la plantilla de costes incluidos y adicionales
Copia esta tabla en tu documento de evaluación y añade una columna por candidato. En cada fila escribe importe, periodicidad y evidencia: presupuesto, contrato o página fechada. Si falta una respuesta, marca «no confirmado»; no lo conviertas en cero.
| Partida | Pregunta que debe quedar resuelta |
|---|---|
| Cuota base | ¿Qué cartera, usuarios y periodo cubre? |
| Distribución | ¿Qué conexiones incluye y qué se cobra aparte? |
| Comisión variable | ¿Qué porcentaje, base y reservas cuentan? |
| Módulos | ¿Informes, tareas o mensajería requieren otro plan? |
| Uso | ¿Hay límites y cargos por mensajes, almacenamiento o pagos? |
| Implantación | ¿Quién configura, importa y forma al equipo? |
| Migración | ¿Qué datos entran y qué comprobaciones incluye? |
| Salida | ¿Exportación, asistencia y solapamiento tienen coste? |
No confundas comisión del software, coste del cobro y comisión del portal. Pueden coexistir y aplicarse sobre bases diferentes. Para una comisión variable, escribe la fórmula completa: porcentaje multiplicado por importe elegible, junto con el tratamiento de cancelaciones y devoluciones.
Añade configuración, migración y horas internas
Aunque un proveedor no cobre la puesta en marcha, tu equipo puede necesitar preparar fichas, revisar reservas y aprender el sistema. Estima esas horas por tarea, no con una cifra global sin explicación.
Un registro sencillo contiene responsable, tarea, horas previstas, horas reales y resultado entregado. Por ejemplo: administración revisa reservas futuras; operaciones prepara listas de tareas; dirección valida informes y permisos. Cuando una persona externa haga parte del trabajo, aclara qué entrega y quién acepta el resultado.
Mantén las horas separadas del desembolso. Si decides valorarlas económicamente, utiliza un coste interno que tenga sentido para tu empresa y señala que es una estimación. No presentes como ahorro de caja el tiempo liberado de una persona cuyo coste mensual no cambia.
La migración de PMS también puede necesitar un periodo de convivencia. Presupuestarlo evita que una cuota aparentemente menor esconda dos sistemas pagados durante varias semanas.
Compara un año y un escenario de crecimiento
Ejemplo ficticio, sin impuestos para aislar las partidas: una cartera de 20 viviendas evalúa una propuesta con cuota de 120 EUR mensuales, módulo de 30 EUR mensuales y puesta en marcha de 300 EUR. Preparar los datos requiere 12 horas internas, valoradas para el análisis a 20 EUR por hora.
| Concepto | Cálculo | Resultado |
|---|---|---|
| Suscripción anual | 120 × 12 | 1.440 EUR |
| Módulo anual | 30 × 12 | 360 EUR |
| Puesta en marcha | Una vez | 300 EUR |
| Desembolso del primer año | 1.440 + 360 + 300 | 2.100 EUR |
| Tiempo interno valorado | 12 × 20 | 240 EUR |
| Coste económico estimado | 2.100 + 240 | 2.340 EUR |
El desembolso equivale a 8,75 EUR por vivienda y mes: 2.100 dividido entre 20 y entre 12. Esa media sirve para comparar, pero no describe cuándo se paga cada importe. Añade los impuestos aplicables a la oferta para calcular la salida real de caja.
Repite el ejercicio con crecimiento. Si incorporas cinco viviendas durante el año, calcula por meses y tramos contratados, no como si las 25 hubieran estado desde enero. Pregunta qué ocurre al retirar una vivienda y cuándo cambia la facturación.
Valora también el coste de salir
Una herramienta puede resultar barata mientras la usas y costosa cuando necesitas cambiar. Comprueba si puedes obtener reservas, propietarios y movimientos en un formato aprovechable, cuánto dura el acceso y quién ayuda a resolver discrepancias.
Cierra la comparación con tres datos: desembolso del primer año, coste recurrente del siguiente y horas de implantación. Añade las exclusiones aceptadas y el coste de salida conocido. Después vuelve al problema que querías resolver: pagar menos carece de valor si el equipo sigue rehaciendo el trabajo importante.
Para completar la decisión, utiliza el guion de elección de PMS y los criterios para evaluar alternativas a Lodgify. La oferta de Explore para gestores se encuentra en desarrollo; este cálculo no presupone una tarifa ni una integración comercial disponible.