Qué problema resuelve el manual
El manual de llegada existe para que la persona que entra no tenga que adivinar la puerta, la wifi o dónde se deja la basura. Las normas existen para que el anuncio y la estancia cuenten lo mismo. Si el anuncio dice una cosa y el papel de la mesilla otra, la discusión ya está servida antes de que alguien se queje.
No es un folleto ni un contrato disfrazado. Es una página, o dos, con lo que de verdad se usa en esa vivienda. Si hace falta un esquema del portal, mejor un dibujo claro que tres párrafos. Si un electrodoméstico no da problemas, no lo expliques.
Escríbelo para quien llega cansado y lee con el móvil. Frases cortas, un orden de llegada y nada de historia del barrio. Lo que no quepa en esa lectura probablemente pertenece a otro sitio: al anuncio, al parte o a tu nota privada.
Antes de redactar, recorre tú mismo la entrada con la guía en la mano. Si un paso no se entiende sin que tú lo comentes, reescríbelo. Un manual que solo funciona cuando el anfitrión está al teléfono no es un manual.
Qué sí va en la guía de llegada
Incluye lo necesario para llegar, entrar, estar y salir. Dirección tal como se encuentra desde la calle, piso o portal, y la hora de entrada y de salida que de verdad aplicas. Cómo funciona la puerta de esa estancia, sin convertir la guía en una copia pública de todas tus llaves. Nombre de la red y la clave de la wifi de los huéspedes, si es distinta de la tuya.
Añade lo que genera mensajes: calefacción o aire, agua caliente, cubos de basura, parking si existe y cómo se recoge la casa al irse. Di a quién escribir si la puerta no abre, con un horario real de respuesta. No pongas un «estamos disponibles siempre» si por la noche no hay nadie.
| Bloque | Sirve | No lo alargues con |
|---|---|---|
| Llegar | Calle, portal, hora | Historia de la zona |
| Entrar | Paso de esa estancia y a quién avisar | Copias de todas las llaves |
| Estar | Wifi, clima, basura, silencio | Un inventario de cada vaso |
| Salir | Hora y qué hacer con llave o basura | Una norma que el anuncio no dice |
La misma versión tiene que poder leerse en el anuncio, en el mensaje y en la casa. No hace falta el mismo texto comercial. Sí los mismos hechos: plazas, hora y reglas.
Qué no debe ir en el manual ni en un chat
El manual no es el parte. Los datos del viajero no se recopilan en la guía ni en el chat de bienvenida. El artículo 4.2 del Real Decreto 933/2021 dice que el parte lo firma toda persona mayor de catorce años, y que los datos de los menores de catorce los facilita la persona mayor de edad de la que vayan acompañados. El artículo 4.3 dice que el establecimiento responde de la exactitud y de que los datos coincidan con los documentos exhibidos o facilitados.
El anexo, en el ejercicio profesional, incluye nombre, apellidos, sexo, número y soporte del documento, tipo, nacionalidad, fecha de nacimiento, residencia, teléfonos, correo, número de viajeros y parentesco si hay menores. La transacción incluye referencia, fechas y datos de pago. Eso va por el cauce oficial, no en el manual ni en un mensaje. El ejercicio no profesional tiene otro bloque: no lo copies aquí y no clasifiques al lector.
Tampoco van en la guía tus contraseñas de anuncios, el código que usas todo el año si puedes rotarlo por estancia, ni datos de otros huéspedes. Cómo se piden y se comprueban los documentos de una llegada está en los datos de llegada del huésped, no en esta página.
Cómo redactar normas que se puedan cumplir
Pocas normas, y que puedas explicarlas sin discutir. Horario de silencio, si se puede fumar, camas y plazas máximas, fiestas, mascotas y lo que ocurra con la basura. Si una norma no está en el anuncio, no la estrenes en la mesilla cuando ya han pagado la estancia.
Escribe lo que ocurre, no un carácter. «No se fuma en la vivienda» se entiende. «Se espera respeto absoluto» no dice qué hacer. Si hay una excepción, dilo: por ejemplo, el patio sí y el dormitorio no, si eso es verdad en tu casa.
No amenaces con consecuencias que no vas a aplicar o que no te corresponde decidir. Una norma útil se puede cumplir el primer día sin llamarte. Léela en voz alta. Si suena a regañina, acórtala y deja el hecho.
Cuando cambies una norma, cambia el anuncio, el manual y el mensaje que todavía no se ha enviado. Una sola de las tres no basta. Anota la fecha del cambio, en formato día, mes y año, para saber cuál es la hoja vigente.
Ejemplo ilustrativo de una página de llegada
Ejemplo ilustrativo. No copies los datos como si fueran de una casa real.
La página diría, en este orden: «Entrada a partir de las 16:00. Salida antes de las 11:00. Portal azul, segundo, puerta B. Si la puerta no cede, escribe a este hilo; entre las 08:00 y las 22:00 hay respuesta. Wifi huéspedes: el nombre está en el router, no en el grupo de la escalera. Basura: cubo del patio, bajarla al salir. Silencio de 22:00 a 08:00. No se fuma dentro. Plazas: las del anuncio, sin camas extra. Al salir, deja la llave en la caja y la basura bajada.»
Eso cabe en una pantalla. Falta, a propósito, el número del documento, el precio y el relato de otras estancias. Si tu casa tiene un paso raro —una cancela que solo abre hacia dentro, un contador que no deben tocar—, añádelo en una frase. No añadas el resto del edificio.
El mensaje que apunta a esta página, y cuándo enviarlo, se prepara en los mensajes de llegada de quien atiende solo. La llave o el código de los que habla el manual tienen que coincidir con lo acordado en limpieza y llaves sin gestora. Si el manual dice caja y quien limpia deja la copia en otro sitio, el huésped paga el desajuste.
Cómo mantener una sola versión vigente
Pon la fecha en la cabecera, por ejemplo 26-10-2026, y guarda una sola hoja vigente. La anterior se archiva o se borra de donde el huésped pueda encontrarla. Dos PDF con horas distintas son una incidencia esperando turno.
Cuando cambies la cerradura, la wifi o la hora de salida, recorre tres sitios el mismo día: anuncio, manual y mensaje guardado. Marca cada uno cuando lo hayas visto, no cuando tengas intención de verlo. Si un canal tarda en mostrar el cambio, no des el anuncio por actualizado hasta que lo leas ahí.
Relee el manual cuando cambie la estación si la casa se usa distinto en invierno y en verano. La norma de la calefacción no sirve en agosto, y la del aire no sirve si el aparato ya no está. Una revisión al cambiar de temporada evita que el huésped busque un mando que retiraste.
No conviertas la guía en el archivo de todas las quejas. Si una reseña señala un punto confuso, corrige esa frase. No añadas un párrafo de defensa. El manual enseña la casa; no discute con quien ya se fue.
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