Dos decisiones que no conviene fundir
Hay propietarios que quieren un programa para llevar ellos el calendario, los precios y los mensajes. Hay otros que quieren encargar ese trabajo digital y seguir decidiendo lo que no delegan. Las dos vías pueden usar software. No son el mismo contrato ni el mismo uso del tiempo. Fundirlas en la pregunta «qué programa es mejor» adelanta una elección que quizá no toca.
Esta página solo separa esas vías. Cómo elegir un PMS, con los criterios de cartera y de conexión, está en elegir un PMS. Cómo reunir el coste del programa, más allá de la cuota que se anuncia, está en el coste total de un PMS. No las repito. Si tu duda es la marca, el plan o la factura del software, sal de aquí y usa esas guías. Si tu duda es quién hará el trabajo cada semana, quédate.
Explore está en preparación: la demostración usa datos ficticios y no presenta partes, no abre canales y no cobra. Ver un panel de prueba no instala un PMS ni contrata la gestión.
Qué resuelves tú si el programa es tuyo
Con un PMS propio sigues siendo quien entra, quien entiende el aviso y quien comprueba el resultado en el anuncio. El programa puede ordenar calendarios, tarifas o mensajes según lo que ese producto haga de verdad. No convierte solo ese orden en una vivienda preparada, ni en un parte presentado, ni en una limpieza hecha. Esas piezas siguen necesitando una persona.
El tiempo no sale en el precio de la licencia. Sale en la semana: revisar que una fecha cerrada llegó a cada canal, que el precio publicado es el que querías y que el mensaje de llegada existe en la bandeja donde está la reserva. Si ese repaso no cabe en tus días, el programa puede estar bien elegido y aun así no servirte. La guía de elección no puede ver tu calendario personal. Esta pregunta sí te toca a ti.
Tampoco delegas la responsabilidad de entender qué no sincroniza. Precio, texto, mensajes, cobros y comunicación oficial no viajan por el mero hecho de tener una ficha. Quien opera el programa es quien tiene que saber cuál de esos bloques está cubierto y cuál se mira a mano.
Qué pregunta responde la gestión online
La gestión online, en el modelo de Explore, es un servicio sobre el trabajo digital, no una cesión de las cuentas. Las plataformas siguen a tu nombre. La comisión de ejemplo es el 6 % de lo que paga el huésped, más el IVA sobre esa comisión. El alta es de 193,60 €, descontada de la primera reserva no cancelada, sin pago por adelantado y sin permanencia. No hay cuota mensual de ese modelo. Esas cifras no son la tarifa de un PMS y no sirven para compararlas con la licencia de un programa si antes no has dicho qué trabajo incluye cada opción.
Pregunta útil: cuando suene una incidencia un martes por la noche, ¿quién abre la bandeja, quién avisa al contacto local y quién puede autorizar un gasto? Si la respuesta sigue siendo tú en casi todo, quizá no estás comparando gestión y software. Estás comparando dos formas de seguir haciéndolo tú, una de ellas con una cuota de programa. El alcance de las tareas, sin repetirlo aquí, se contrasta con lo que de verdad necesitas encajar en la semana.
El Real Decreto 933/2021 se aplica sea cual fuere el modelo de organización. Elegir PMS o gestión no apaga la comunicación de los datos de la reserva, ni decide si tu hospedaje es ejercicio profesional. El decreto distingue ese ejercicio, con registro y conservación de tres años, del no profesional, exceptuado del registro documental y de la conservación y sujeto a comunicar. La elección comercial no te clasifica.
Ejemplo ilustrativo de una misma semana
Ejemplo ilustrativo. Una vivienda tiene dos reservas y un cambio de precio el viernes. No es una previsión. Sirve para ver el reparto, no para elegir una marca.
| Momento de la semana | Si operas tú el programa | Si delegas el trabajo digital |
|---|---|---|
| Entra una reserva | La ves tú y compruebas la fecha en los otros canales | Acuerdas quién la ve y quién confirma el cierre de fechas |
| Cambias un precio | Lo publicas tú donde corresponda y lo miras en el anuncio | Acuerdas el límite y quién comprueba el destino |
| Mensaje de llegada | Lo envías tú en la bandeja de esa reserva | Acuerdas el texto y quién lo manda |
| Limpieza | Sigues necesitándola fuera del programa | Sigues necesitándola fuera de la comisión |
| Parte de la estancia | No lo presenta el PMS por existir la reserva | Tampoco lo presenta el servicio por estar en preparación |
En las dos columnas la limpieza sigue fuera. En las dos el parte sigue siendo un trámite distinto del calendario. La diferencia está en quién ejecuta el trabajo de pantalla y en quién responde si ese trabajo no se hizo. El coste de la licencia, sea cual sea, se estudia en la guía del coste total del PMS. No invento aquí una cifra de software ni una lista de marcas.
Una lista para no saltar a la tienda de programas
Complétala antes de abrir comparativas de productos.
- Trabajo de pantalla que quiero seguir haciendo yo, con horas reales de una semana normal.
- Trabajo de pantalla que quiero encargar, escrito como tarea y no como nombre de función.
- Quién prepara la vivienda y quién la sustituye si no puede ir.
- Qué decisiones quiero aprobar: precio por debajo de un límite, gastos, anulación, textos.
- Si la duda siguiente es qué programa comprar: pasar a la guía de elección, sin traer aquí sus criterios.
- Si la duda siguiente es cuánto cuesta el programa ya elegido: pasar a la guía de coste total, sin repetir su método.
- Qué trámites oficiales siguen en mi lado aunque alguien opere el calendario.
Si las dos primeras líneas se parecen, todavía no hay una delegación. Hay un programa. Eso puede ser exactamente lo que buscas. Solo conviene no pagarlo creyendo que incluye el trabajo de otra persona.
Qué no demuestra la demostración
El panel de prueba puede enseñar el orden de una reserva, de un precio y de un mensaje con datos inventados. No compara licencias de PMS, no recomienda una marca y no ejecuta una conexión. Usarlo para saltarte la guía de elección sería pedirle a la demostración un papel que no tiene. Usarlo para ver si reconoces las tareas que quieres encargar sí entra en lo que esta página propone.
Cuando salgas de la prueba, vuelve a la lista. Si aparece una marca concreta, anótala como candidata y resuélvela con las dos guías enlazadas, no con un porcentaje de gestión. El 6 % del ejemplo no es un descuento sobre un PMS ni un argumento para descartar el programa. Es la regla de un servicio distinto, y solo tiene sentido cuando el trabajo de esa fila está definido.
El paso siguiente es abrir la demostración de propietario y comprobar, con datos ficticios, qué tareas reconocerías como tuyas y cuáles querrías ver encargadas.